Die Art deiner Kasse macht den Unterschied.
Eine offene Ladenkasse und ein elektronisches Kassensystem haben unterschiedliche Anforderungen. Die geplante Kassenpflicht ab 2028 ist eine zusätzliche Frage. Sie ändert die heutige Rechtslage noch nicht.
Du nutzt eine offene Ladenkasse.
Eine Geldkassette oder Schublade ohne elektronische Aufzeichnung kann weiterhin verwendet werden. Grundsätzlich sind Geschäftsvorfälle einzeln und geordnet festzuhalten; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich. Ob eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung greift und welche Unterlagen dein Betrieb benötigt, solltest du mit deiner Steuerberatung klären.
Die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO betrifft die dort erfassten elektronischen Aufzeichnungssysteme. Daraus folgt jedoch keine pauschale Befreiung von anderen Beleg- oder Aufzeichnungspflichten.
Quellen: BMF: Fragen zum Kassengesetz, § 146 AO.
Du nutzt eine elektronische Kasse.
Bei einem vom Gesetz erfassten elektronischen Kassensystem gehören insbesondere die folgenden Punkte zusammen. Ein aktuelles Gerät allein sagt noch nicht, ob die Abläufe vollständig eingerichtet sind.
| Bereich | Was du prüfen solltest |
|---|---|
| TSE | Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützt die digitalen Aufzeichnungen vor unbemerkten Veränderungen. Lass dir von deinem Anbieter zeigen, welche TSE dein System verwendet und wie ihr Betrieb überwacht wird. |
| Belege | Für erfasste Geschäftsvorfälle ist der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit dem Vorgang auszustellen und bereitzustellen. Die Ausgabe ist auf Papier oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat möglich. Andere gesetzliche Vorgaben bleiben unberührt. |
| Aufzeichnungen | Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Dokumentiere mit deinem Anbieter, wie du auf Daten und Exporte zugreifst. |
| Kassenmeldung | Bei mitteilungspflichtigen elektronischen Aufzeichnungssystemen gilt grundsätzlich eine Frist von einem Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Prüfe bestehende Meldungen und offene Fristen jetzt. Halte unter anderem Seriennummer, TSE-Daten sowie das Anschaffungs- beziehungsweise Außerbetriebnahmedatum bereit. |
Rechtsgrundlagen: § 146a AO, § 1 KassenSichV und § 6 KassenSichV. Die Einordnung setzt voraus, dass dein konkretes System in den Anwendungsbereich fällt.
Gemietete oder geleaste Systeme sind bei der Mitteilung wie angeschaffte Systeme zu behandeln, sofern sie unter die Mitteilungspflicht fallen. Kläre den maßgeblichen Beginn und eine spätere Außerbetriebnahme für deinen Fall.
Die Kassenmeldung erfolgt je Betriebsstätte; dabei sind deren elektronische Aufzeichnungssysteme vollständig anzugeben. Das amtliche ELSTER-Formular enthält Hinweise zum Verfahren. Sonder- und Übergangsregelungen müssen für den konkreten Fall geprüft werden.
Drei Missverständnisse, die sich leicht vermeiden lassen.
„Wir nehmen nur Karte. Dann betrifft uns die TSE nicht.“
Allein die Zahlungsart reicht für diese Schlussfolgerung nicht. Entscheidend ist auch, welches elektronische Aufzeichnungssystem eingesetzt wird und welche Funktion es hat. Lass das konkrete System einordnen.
„Meine Kasse ist schon elektronisch. Ich brauche 2028 bestimmt eine neue.“
Aus der geplanten Einführung einer Kassenpflicht folgt keine allgemeine Austauschpflicht für bereits geeignete Systeme. Prüfe zuerst deine vorhandene Ausstattung und die geltenden Anforderungen.
„Die TSE erledigt auch meine Meldung.“
Die technische Absicherung und die Mitteilung an das Finanzamt sind unterschiedliche Aufgaben. Kläre ausdrücklich, wer die Meldung übernimmt und wo der Nachweis liegt.
Das kannst du jetzt konkret vorbereiten.
- Bestandsliste anlegen. Welche Kassen, Apps und angeschlossenen Zahlungssysteme nutzt du an welchen Standorten?
- Unterlagen sammeln. Anbieter, Modell, Seriennummer, TSE-Unterlagen, Anschaffungsdatum und vorhandene Meldungen gehören an einen auffindbaren Ort.
- Abläufe durchgehen. Lass dir Belegausgabe, Storno und Datenexport an deiner eigenen Kasse zeigen.
- Offene Punkte zuordnen. Technische Fragen gehen an den Anbieter. Die steuerliche Einordnung und individuelle Pflichten besprichst du mit deiner Steuerberatung.
Erst die Situation sortieren.
Der Kassen-Check stellt dir einige Fragen und erstellt eine passende Vorbereitungsliste. Du brauchst dafür keine exakten Umsatzzahlen und keine E-Mail-Adresse.
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